Кажется, мы еще долго не сможем ездить в командировки. А как тогда вести бизнес?

Сейчас многие топ-менеджеры и предприниматели вынужденно сокращают личные контакты, но при этом опасаются потерять оперативный контроль над бизнесом. Возврат к привычному ритму жизни, частоте встреч и свободному перемещению между странами откладывается на неопределенный срок. Вместе с Logitech рассказываем, как важно научиться выстраивать доверительные отношения с подчиненными и партнерами, работать с аутсорсингом и автоматизацией и каким образом можно устроить виртуальный коворкинг.

Чтобы эффективно работать тогда, когда с сотрудниками, контрагентами и подрядчиками не получается встречаться лично, придется искать новые подходы и новые инструменты. Разумеется, все уже освоили платформы для удаленной работы, сервисы видеосвязи и таск-менеджеры. Теперь же стоит автоматизировать все, что можно автоматизировать, чтобы сократить временные потери и меньше отвлекаться на организационные вопросы.

Как это сделать? Во-первых, стоит установить CRM-систему: она позволит собрать все данные о клиентах и партнерах в одном месте, автоматизирует повторяющиеся задачи и поможет отслеживать причины неудачных решений. Крупные и небольшие компании, предоставляющие услуги CRM, уже трансформировали свой бизнес и предлагают много новых услуг, в том числе бесплатных, в дополнение к стандартным функциям.

А во-вторых, можно поэкспериментировать с тайм-трекерами и внедрить тот, который лучше всего подходит. Такой софт помогает понять, какие задачи забирают больше всего времени и как их оптимизировать.

Важно рассказывать сотрудникам о своих ожиданиях и о том, что происходит в компании, ведь ситуация сейчас меняется очень быстро. Например, можно обсудить, какой уровень производительности ожидается получить от каждого и как могут поменяться роли сотрудников в зависимости от ситуации в компании и на рынке. Проговаривать это стоит как на встречах с отделами, так и с каждым конкретным сотрудником: так коллективные и личные цели становятся понятнее. Кроме объяснений, важно предлагать альтернативы: может оказаться так, что для ценного сотрудника смена деятельности станет слишком болезненной — тогда стоит заранее продумать его роль.

Оптимально обсуждать краткосрочные цели и прогресс с сотрудниками хотя бы раз в месяц. Долгосрочные цели, на три-пять лет, сейчас слишком часто проговаривать не стоит: они могут меняться быстрее, чем планировалось, а это демотивирует.

В деловых отношениях партнеры зависят друг от друга, поэтому лучше честно и вовремя сообщать обо всех изменениях — и негативных, и позитивных. Для многих компаний сейчас гибкость в отношениях с партнерами и скорость реагирования — это вопрос выживания. А максимальная прозрачность поможет быстрее выработать новый план в неожиданной ситуации.

При этом важно поддерживать с партнерами и менее формальное общение. Например, обмениваться полезными ресурсами: от новых исследований в отрасли до данных о законах, которые на нее влияют. Чтобы не забывать делиться новостями, можно настроить напоминания.

Чем нагляднее показаны планы, задачи и достижения, тем лучше, а одна картинка заменяет тысячи слов. Для важных онлайн-встреч, например, лучше представить презентацию с ключевыми данными: так разговор получится короче и яснее. Диаграммы, графики и схемы можно рисовать прямо в режиме реального времени — потом их можно сохранить или разослать всем участникам. Некоторые платформы для видеоконференций позволяют редактировать графический контент совместно со всеми участниками или просматривать веб-страницы. Это сократит временные затраты.

Заведите правило, насколько часто будут проводиться общие встречи в онлайне и как взаимодействовать, если случится что-то непредвиденное. Например, для ежедневных встреч лучше использовать видеозвонки, но если вопрос срочный, то решать его следует в переписке или по телефону. Все сотрудники должны понимать, с кем они могут связаться в определенной ситуации и что делать, если этот человек сейчас недоступен. Если у компании есть корпоративный сайт, сотрудникам следует подробно заполнить в нем профили и указать номер мобильного телефона и личную почту.

В зависимости от того, что происходит в мире и в компании, правила иногда следует пересматривать: возможно, кто-то перешел из одного отдела в другой или поменял позицию, а значит, теперь занимается другими вопросами. То же самое относится и к платформам, которые используются для связи: сейчас появляются новые решения, которые помогают связываться друг с другом эффективнее, чем раньше. Чем меньше времени тратится на реагирование и поиск нужного контакта, тем лучше.

Виртуальный коворкинг — это онлайн-портал, где люди работают в виртуальных комнатах. Они создаются на базе сервисов для видеоконференций или специализированных платформ для виртуальных офисов. В таком коворкинге могут работать люди из разных точек мира — и при этом он позволяет моментально связываться с коллегами. Это позволяет не только поддерживать рабочий ритм, но и чувствовать себя не так одиноко, что особенно важно, если режим удаленной работы затянется. А это, похоже, произойдет во многих компаниях. Такие IT-гиганты, как Amazon, Facebook, а также финансовая компания Capital One, уже предложили своим сотрудникам работать из дома до сентября или до конца 2020 года.

В виртуальном коворкинге можно видеть, что сотрудники делают прямо сейчас: кто в переговорке, у кого встреча отдела, а у кого обед. Мониторить происходящее можно в любой момент, а это важно, если команды распределены по разным часовым зонам.

Невозможно удаленно контролировать каждый аспект работы, который выполняет команда. Вместо того чтобы управлять тем, кто сколько времени потратил на те или иные задачи, стоит следить за результатами. Сотрудники любят гибких менеджеров: кому-то во время удаленной работы требуются четкие указания, другие становятся продуктивнее, если им предоставить больше свободы.

Сейчас важно меняться вместе с обстоятельствами: например, брать на себя нагрузку сотрудников, которые ушли в отпуск или (тем более) заболели. Поэтому всегда стоит быть готовым скорректировать свой график, чтобы подстроиться под подчиненных.

В ближайший месяц компании начнут постепенно готовиться к выходу из карантина, однако о полном возвращении к «нормальной» жизни речи пока не идет — как и о полной свободе перемещения. Но останавливать переговоры, замораживать проекты и прекращать обсуждать потенциальные партнерства сейчас нельзя. Но все эти процессы можно перенести в онлайн: существует множество сервисов для видеоконференцсвязи, которые позволяют проводить встречи как один на один, так и с группами людей. Сейчас самое время их наладить: договориться о партнерстве во время видеовстречи, а затем переслать документы (это намного проще, чем куда-то поехать с риском попасть в обсерватор на две недели).

Подпишитесь на SOS-рассылку «Медузы». Это еще один способ оставаться с нами на связи — и получать новости, что бы ни случилось. К сожалению, мы уверены, что это пригодится. Защита от спама reCAPTCHA. Конфиденциальность и условия использования.